Этикет деловых встреч. 7 очевидных советов

Слушайте и никогда не перебивайте.

Деловой этикет вполне позволяет делать заметки во время речи собеседника. Если Вы боитесь что-то забыть и упустить, просто напишите себе подсказку. Вернетесь к этому вопросу потом. В этом нет ничего страшного, даже если нужно будет повернуть разговор в обратную сторону.

А вот перебивать, даже самым учтивым образом, категорически нельзя. Людям вообще больше нравится говорить, чем слушать. Внимательный слушатель всегда пробуждает симпатию.

Правильная речь — Ваша визитная карточка.

Даже если Вас подводит изначальное образование и жестко сформированные  застарелые вербальные привычки,  стоит заняться своим перевоспитанием. К тому же,  на сегодняшний день существует множество курсов, способных довольно быстро привезти словесный поток в порядок.

Обычно, дефекты деловой речи делятся на три вида: наличие слов-паразитов, неправильное ударение в словах, употребление сленга в общении. Все три категорически запрещены. 

Ни при каких обстоятельствах не позволяйте себе нелестные высказывания.

Не важно о чем или о ком. Сарказм, насмешка и уж тем более оскорбления недопустимы. Кроме того, что это выдает в Вас непутевого дипломата, всегда есть шанс, что Вы чего-то не учли, и сказанное обернется против Вас.  Даже если негативный отзыв необходим в контексте беседы он должен быть уважителен и желательно сделан максимально обобщенно.

Избегайте эмоциональности, следите за громкостью.

Эмоциональности любой. Не стоит там, где можно улыбнуться, хохотать. Даже над анекдотом от клиента. Держите речь в спокойном русле, о чем бы Вы не говорили. Не нужно всплесков руками, громких одобрений или сочувствий. Держите себя спокойно.

Говорить нужно именно на той громкости, которая комфортна собеседнику. На это часто забывают обратить внимание, а зря. Примерно 30% восприятия идущей от Вас информации сложится именно исходя из интонаций и звучания голоса.

Предлагаем ознакомиться  7 этапов развития отношений, которые приведут вас к настоящей любви

Ведущий на деловую встречу

Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Виды деловых встреч


Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Главные вопросы

У вас должен быть заранее готов ориентир в виде главных вопросов, к которому вы сможете обращаться при проведении беседы.

Мы всегда рекомендуем отталкиваться от клиента и его потребностей, поэтому задайте себе такие вопросы — что волнует вашего собеседника больше всего, чего он больше всего хочет?

Возможно, ваши ответы на этот вопрос будут не точными. Тем не менее, на первых этапах это поможет вам вести переговоры в определенном русле. Этот список главных вопросов — первичный ориентир, который вам помогает быстро начать разговор и перейти к наиболее важным вопросам.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

Предлагаем ознакомиться  Паническая атака: что делать в момент приступа?

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.

Изучите собеседника

Посмотрите информацию о человеке, с которым вы будете общаться, о компании. Это небольшое действие поможет вам лучше понять, как вести разговор и о чём.

Ключевые принципы делового этикета


Основные принципы делового этикета носят нематериальный характер, и, как правило, озвучивать их нет необходимости. В большинстве случаев люди, вступающие в деловые отношения, уже знают и принимают действующие нравственные нормы взаимодействия, а также придерживаются общих моральных ценностей.

Кодекс норм делового этикета, установленных в компании, определяется стилем и методами руководства, сформировавшейся корпоративной культурой и традициями, а также сферой деятельности. Вместе с тем, основы делового этикета являются неизменными и постоянными для всех организаций. Речь идет о следующих принципах:

  1. Уважительное отношение к руководству, коллегам и подчиненным вне зависимости от действующей иерархии и занимаемых должностей.
  2. Субординация, которая обеспечивает беспрепятственное и оперативное прохождение решений руководства к исполнителям и обратной связи от них.
  3. Пунктуальность и обязательность, без которых планирование и правильное распределение рабочего времени всех участников бизнес-процесса становится невозможным.
  4. Умение последовательно и кратко формулировать свои мысли, а также грамотно излагать их содержание в письменном виде. Благодаря четким, однозначным формулировкам, а также соблюдению правил орфографии, вы сможете проще понять друг друга и свести к минимуму риск возникновения конфликтных ситуаций.
  5. Владение основными правилами делового этикета. Ключевую роль играет умение правильно вести себя с членами коллектива и бизнес-партнерами, а также соблюдение норм поведения не только в деловом общении, но и в неформальной обстановке.
  6. Конфиденциальность. Не рассказывайте никому сведения, о которых вы узнали в процессе личного общения или в ходе исполнения служебных обязанностей. Распространение сплетен в деловом сообществе не приветствуется. 

Особенности деловых встреч с клиентом в россии

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

  • официальные (с протоколом, строгой процедурой);
  • неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
  • внешние (с партнерами или клиентами);
  • внутренние (между работниками одной организации).

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

  • знание терминологии;
  • наличие опыта подобной работы;
  • умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
  • умение переводить четко, быстро, последовательно.

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Предлагаем ознакомиться  Как снять алкогольный синдром в домашних условиях — NET-ALKO

Правила и особенности деловых переговоров

Правила делового поведения на переговорах, если говорить о культурном аспекте, специфичны, на что влияют определенные факторы. Пример – правила могут зависеть от норм поведения участников переговорного процесса, обусловленных их национальной, гражданской принадлежностью. Так, правила ведения переговоров среди бизнесменов западных государств не всегда совместимы с «установками», принятыми в азиатских странах.

Программа и сценарий деловой встречи


Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

  • подбора состава участников со всех сторон;
  • встречи прибывающих, трансфера, размещения;
  • питания и культурно-развлекательной программы;
  • собственно переговорного процесса.

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

  • уточнение точек зрения, позиций сторон;
  • обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
  • достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
  • анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
    • обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
    • коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
    • поддержание контактов;
    • координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
    • поддержка деловой активности.

Заключение

Ведение деловых переговоров – непростая сфера активности бизнесменов любого уровня. Организация, проведение переговорного процесса имеют множество особенностей, требует соблюдения определенных правил. Необходимо уметь грамотно вести деловую беседу и добиваться поставленной цели.

Это, несомненно, достаточно специфичная область работы деловых людей, которая имеет большой вес в их деятельности и влияет на развитие бизнеса. Поэтому необходимо иметь большой комплекс знаний, обладать навыками, которые позволяют деловому человеку успешно добиваться выгодного для него соглашения даже на весьма сложных деловых переговорах.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Оцените статью
Психология похудения
Adblock detector